Comment le Département de la Seine-Maritime a fluidifié ses recrutements annuels grâce à Eqwa ?

Ce témoignage a été réalisé avec la participation de Stéphanie Ducrocq, responsable d’équipe RH, Maryline Eude-Surbled et Anaëlle Vidrequin, toutes deux chargées de recrutement au sein du Département de la Seine-Maritime.

Avant d’opter pour Eqwa, comment s’organisaient vos recrutements ? Quels étaient vos principaux défis au quotidien ?

La diffusion des offres s’effectuait via une application interne, sur l’intranet de la collectivité, ainsi que sur le site du département de la Seine-Maritime. Toutes les candidatures nous parvenaient au format papier, ce qui compliquait énormément la gestion quotidienne.

Le principal défi consistait à ne perdre aucune candidature au milieu du volume important que nous recevions, et à bien rattacher chaque dossier au bon poste. Par ailleurs, un important travail de saisie manuelle était nécessaire dans notre logiciel RH interne, qui n’était pas particulièrement ergonomique.

Nous devions aussi numériser l’ensemble des dossiers pour les transmettre aux directions, ce qui entraînait des pertes de qualité et une grande consommation de temps. Bref, le processus était lourd, fastidieux, et peu sécurisé.

Quelles étaient vos principales attentes vis-à-vis d’un logiciel de recrutement ? En quoi Eqwa a-t-il répondu à ces attentes ?

Nos objectifs étaient clairs :

• Améliorer la fluidité du suivi des candidatures,
• Optimiser leur analyse,
• Automatiser autant que possible la communication avec les candidats.

Eqwa a répondu à ces attentes de manière concrète. En effet, l’outil a permis de dématérialiser entièrement le processus de recrutement : réception, tri, réponses aux candidatures…

Également, nous avons remarqué un impact financier non négligeable : la fin des envois papier a généré des économies sur les frais d’impression et d’affranchissement.

Et surtout, nous avons réduit nos délais de recrutement d’environ deux mois, ce qui est un gain majeur. Auparavant, à cause des candidatures papier, nous devions attendre une semaine après la date limite pour être sûrs d’avoir reçu l’ensemble des dossiers. Désormais, tout est instantané : chaque étape est plus rapide et plus fluide.

Comment avez-vous été accompagnés par les équipes Eqwa ? 

La mise en oeuvre de la solution s’est faite de manière fluide et progressive. Les équipes Eqwa nous ont accompagnés tout au long du processus, avec des échanges clairs, structurés et très réactifs.

Le comité projet était composé du SIRH, de la cellule GPEC et des chargés de recrutement. C’est cette équipe qui a été formée en premier, notamment grâce à l’intervention de Sébastien, côté Eqwa.

Plusieurs sessions de formation ont été organisées : pour les administrateurs, les utilisateurs back-office… Ensuite, cette équipe formée a joué un rôle de relais auprès des autres agents, en assurant une transmission en interne.

Et pour les nouveaux arrivants ? Comment ont-ils été formés ?

Je suis arrivée pendant la phase de test. Même sans avoir suivi toute la mise en place, j’ai trouvé l’outil très intuitif. Des collègues m’ont formée rapidement, et j’ai pu l’utiliser sans difficulté. D’autres collègues arrivés après moi ont eu la même expérience : pas besoin de longues formations, l’outil est vraiment simple à prendre en main.

Quels sont les profils d’utilisateurs au sein du département qui utilisent la solution ? Combien de personnes environ l’utilisent ?

Ce sont essentiellement les chargés de recrutement qui utilisent la plateforme au quotidien, soit une vingtaine de personnes, en incluant la cellule GPEC et les responsables.

Les profils “managers” n’ont pas été activés, car la direction a fait le choix de centraliser la gestion du recrutement auprès des équipes RH.

Quelles sont les fonctionnalités que vous utilisez le plus fréquemment ?

Les fonctionnalités les plus utilisées sont celles liées à la création d’annonces via le tableau de bord, les filtres pour gérer les volumes de candidatures, l’analyse des dossiers et le module “jury”.

Quels bénéfices avez-vous constatés depuis l’adoption d’Eqwa ? Avez-vous des indicateurs chiffrés à partager ?

En premier lieu, nous avons réduit nos délais de recrutement d’environ deux mois, ce qui est énorme dans notre fonctionnement. Mais au-delà des délais, c’est un gain de temps considérable au quotidien pour les équipes. Tout est centralisé : plus besoin de fouiller dans des dossiers papier ou d’attendre un retour de collègues. L’accès à l’information est immédiat, ce qui améliore la réactivité avec les directions… et avec les candidats.

Également, recherche d’informations est également facilitée : il suffit de taper un nom pour retrouver un dossier. Même les candidatures suivies par d’autres collègues sont accessibles, car toutes les données sont partagées. Cela rend les échanges beaucoup plus fluides.

Enfin, en situation de télétravail, c’est un vrai plus. Avant, il fallait anticiper quels dossiers emporter avec soi. Aujourd’hui, tout est disponible à distance, ce qui simplifie énormément le travail.

Comment qualifieriez-vous la relation avec les équipes Eqwa depuis le début de la collaboration

Le relation entre le département de la Seine-Maritime et Eqwa est fluide et sans aucun accroc. Ce qui marque vraiment la différence, c’est la qualité de la relation client.

Comparé à nos précédents prestataires, c’est le jour et la nuit : avant, nous pouvions attendre longtemps des réponses, voire ne jamais en recevoir. Avec Eqwa, même quand la réponse n’est pas immédiate, nous sommes toujours tenus informés.

La réactivité est là, la communication est transparente, et ça change tout dans le confort de collaboration au quotidien.

Souhaitez-vous partager quelques chiffres clés sur l’activité RH du Département ?

Chaque année, nous gérons environ 600 recrutements sur des postes permanents, auxquels s’ajoutent environ 400 recrutements de postes non permanents, soit un total d’environ 1 000 recrutements annuels. Cela témoigne du dynamisme et de l’engagement des équipes RH.

Comment le département met-il en avant ses opportunités pour attirer des talents ?

Nous participons régulièrement à des salons professionnels. En interne, nous organisons également un salon dédié aux stages de 3ᵉ. En parallèle, nous développons des vidéos métiers, qui seront bientôt diffusées en ligne, en complément des fiches métiers rédigées en collaboration avec les directions.

Pour les recrutements non permanents, nous diffusons nos offres sur Indeed, ce qui permet de toucher des profils différents. Pour les postes permanents, nous utilisons les réseaux sociaux du département : LinkedIn, Facebook, etc.

Y a-t-il un aspect particulier du département de la Seine-Maritime que vous souhaitez mettre en avant ?

Nos valeurs d’abord : la solidarité, qui est au coeur de toutes nos actions. Et bien sûr, notre territoire. La Seine-Maritime offre un excellent équilibre entre la proximité de Paris et une vraie qualité de vie, avec la mer à deux pas. Ce sont des éléments que nous mettons en avant sur notre site de recrutement pour attirer les talents.

Si vous deviez résumer en 3 mots les avantages d’Eqwa, que diriez-vous ?

•  Fluidité, dans la communication et le traitement des dossiers
• Rapidité, pour l’accès à l’information
• Facilité, d’utilisation au quotidien