Structurer sans uniformiser : comment Vakom garde l’humain au cœur du recrutement avec Eqwa ?

Ce témoignage a été réalisé avec la participation d'Armelle Le Cauchois, assistante & consultante en orientation professionnelle, Élodie Boidin, consultante et Eulalie Beauce, assistante RH en alternance au sein de Vakom.

Un grand merci à elles trois pour leur disponibilité et la qualité de leurs échanges.

Chez Vakom, cabinet de conseil en ressources humaines implanté partout en France, le recrutement n’est pas un service isolé. Il s’inscrit dans une vision globale de l’accompagnement des entreprises : recrutement, conseil RH, développement des compétences, coaching individuel ou collectif, séminaires d’équipe… Tout converge vers un objectif central : replacer l’humain au cœur de la performance.

Dans ce contexte, les recrutements menés par Vakom sont fondamentalement qualitatifs, contextualisés, sur mesure. Chaque mission est construite en lien étroit avec le client, pour répondre à des enjeux précis : renforcer une équipe, accompagner une transformation, faire émerger un nouveau profil de poste. Un modèle à mille lieues du sourcing automatisé.

Avant Eqwa : une organisation simple mais perfectible

« Nous gérions les recrutements avec les outils à notre disposition », expliquent les collaboratrices de VAKOM.

Tableurs Excel, boîte mail partagée, dossiers sur serveur… un système qui fonctionnait, mais qui demandait une implication importante pour suivre efficacement chaque étape du processus.

Cette organisation, adaptée à un volume de recrutements modéré, a montré ses limites avec l’augmentation des missions et le développement de l’activité :

• perte de temps à traiter manuellement chaque étape,
• manque de visibilité sur l’avancement des candidatures
• difficulté à partager l’information entre plusieurs collaborateurs
• risque d’erreur dans les réponses aux candidats ou le suivi.

« Il devenait nécessaire de se doter d’un outil structurant, centralisé, capable de nous faire gagner en efficacité sans perdre notre exigence de personnalisation. »

Eqwa : une prise en main fluide, un accompagnement constant

Eqwa a été adopté par Vakom, il y a plus de 10 ans, en 2012. Même si l’équipe actuelle n’a pas participé au choix de départ, elle souligne la qualité de l’accompagnement à tous les stades de l’utilisation :

« Nous avons bénéficié de formations sur mesure, en présentiel. C’était concret, adapté à notre métier, et ça nous a permis de nous sentir à l’aise rapidement. »

Le lien humain n’a pas disparu après la formation initiale :

« Dès qu’on a une question ou besoin d’assistance, on obtient une réponse claire, rapide, avec un vrai sens du service. »

Le logiciel lui-même est perçu comme intuitif, même pour ceux qui n’avaient jamais utilisé d’ATS auparavant.
« C’est fluide, logique, bien pensé. On prend vite ses repères. Et on voit qu’il évolue dans le bon sens : design plus moderne, navigation simplifiée, fonctionnalités nouvelles. »

Un outil opérationnel, utilisé au quotidien

Aujourd’hui, quatre collaborateurs Vakom utilisent Eqwa tous les jours pour suivre les missions de recrutement. Les fonctionnalités les plus sollicitées sont :

• La diffusion des annonces sur le site et les jobboards (APEC, France Travail),
• Le suivi centralisé des candidatures par mission,
• Les réponses automatisées, qui assurent une communication rapide et personnalisée,
• Le transfert interne des candidatures entre collègues,
• Les statistiques, pour suivre les sources et ajuster les actions.

« On envoie désormais systématiquement un accusé de réception dès qu’un candidat postule. C’est un détail, mais ça change tout en termes d’image et de réactivité. »

Une solution à l’image de Vakom : souple, humaine, engagée

Eqwa s’intègre pleinement dans les valeurs de Vakom : proximité, respect des talents, efficacité humaine.

La nouvelle version du site et la mise en forme des annonces permettent de valoriser la dimension humaine du cabinet, tout en facilitant la lecture et l’attractivité des offres.

« Chaque recrutement vise à faire émerger un talent en adéquation avec un environnement spécifique. Eqwa nous aide à structurer cette exigence, sans la déshumaniser. »

En résumé

Eqwa, pour Vakom, c’est bien plus qu’un logiciel de gestion des candidatures.
C’est un outil structurant, ergonomique et esthétiquement soigné, qui facilite le quotidien sans jamais imposer une logique standardisée.

• simple à prendre en main, même sans formation poussée,
• agréable à utiliser, avec une interface claire et moderne,
• adapté à une approche qualitative du recrutement,
• capable d’évoluer avec les besoins du métier.

Et surtout : un allié fiable pour un recrutement plus fluide, plus efficace… et résolument humain.