Recrutement : 8 tâches chronophages que vous pourriez automatiser

Publier une offre sur plusieurs plateformes. Envoyer un accusé de réception. Relancer un manager. Mettre à jour le statut d'un candidat. Préparer un reporting…

Prises séparément, toutes ces tâches ne semblent pas forcément prendre beaucoup de temps.

Quelques minutes par-ci, quelques minutes par-là.

Mais lorsqu'elles se répètent pour chaque offre, chaque candidat et chaque recrutement, ces quelques minutes finissent rapidement par représenter plusieurs heures de travail.

Des heures que les équipes RH pourraient consacrer à des missions qui nécessitent réellement leur expertise : échanger avec les candidats, accompagner les managers, travailler leur sourcing ou encore améliorer l'expérience candidat.

C'est précisément là que l'automatisation du recrutement peut faire la différence.

L'objectif n'est évidemment pas de mettre ses recrutements en pilote automatique. Il s'agit plutôt d'identifier toutes ces petites tâches répétitives qui occupent une partie du quotidien… alors qu'elles pourraient être simplifiées, voire automatisées.

Alors, lesquelles méritent encore vraiment d'être réalisées à la main ?

Voici 8 tâches sur lesquelles il est probablement possible de gagner un temps précieux.

Lorsqu’une nouvelle offre est prête à être publiée, le travail ne s’arrête pas à sa rédaction. Il faut encore la diffuser sur le site carrière de l’organisation, puis sur les différents jobboards généralistes ou spécialisés sélectionnés en fonction du poste recherché.

Lorsque les recrutements sont ponctuels, ces quelques manipulations peuvent sembler anodines. Mais pour une organisation qui gère plusieurs postes simultanément ou plusieurs centaines de recrutements chaque année, répéter cette opération plateforme après plateforme peut rapidement devenir chronophage.

La multidiffusion permet justement de simplifier cette étape en créant une offre une seule fois, puis en la diffusant simultanément vers plusieurs canaux de recrutement depuis un même environnement. Les équipes évitent ainsi de ressaisir les mêmes informations sur différentes plateformes et peuvent également gérer plus facilement la publication, la modification ou la clôture de leurs annonces.

L’objectif n’est évidemment pas de diffuser systématiquement une offre sur le plus grand nombre de plateformes possible. Il s’agit plutôt de pouvoir sélectionner les canaux les plus pertinents pour chaque recrutement, tout en simplifiant la partie opérationnelle de la diffusion.

Car quelques minutes économisées sur une publication peuvent sembler insignifiantes. Multipliées par plusieurs dizaines ou centaines d’offres au cours d’une année, elles représentent rapidement un gain de temps beaucoup plus important.

Les candidatures ne proviennent plus d’un seul endroit. Elles peuvent arriver depuis un site carrière, plusieurs jobboards, une candidature spontanée, une CVthèque ou encore être transmises directement par un collaborateur ou un manager.

Lorsque ces différents flux ne sont pas centralisés, le recruteur doit jongler entre plusieurs outils et espaces de travail pour retrouver les informations dont il a besoin. Un CV dans une boîte mail, une candidature sur une plateforme externe, un commentaire envoyé sur Teams… et il devient rapidement difficile de conserver une vision claire du parcours de chaque candidat.

Centraliser automatiquement les candidatures dans un même environnement permet de réduire ces manipulations et de retrouver plus facilement l’ensemble des informations associées à un profil : son CV, l’offre à laquelle il a postulé, ses échanges avec l’équipe, les évaluations réalisées ou encore son avancement dans le processus.

Cette centralisation facilite également la constitution et l’exploitation d’une véritable CVthèque. Car le candidat idéal pour un nouveau poste n’est pas toujours celui qui vient de postuler. Il peut aussi s’agir d’un profil rencontré quelques mois auparavant, intéressant mais qui ne correspondait pas exactement au besoin du moment.

Encore faut-il pouvoir le retrouver facilement lorsque la bonne opportunité se présente.

Accusé de réception, demande d’informations complémentaires, invitation à un entretien, information sur la prochaine étape, relance… Certaines communications reviennent systématiquement au cours d’un processus de recrutement.

Pourtant, elles sont encore souvent préparées et envoyées manuellement, parfois à plusieurs dizaines de candidats pour une même offre. Au-delà du temps consacré à ces envois, cette organisation augmente également le risque d’oublier une communication ou de laisser un candidat trop longtemps sans nouvelles.

Certaines étapes peuvent facilement être automatisées. Dès la réception d’une candidature, par exemple, un accusé de réception peut être envoyé automatiquement. De la même manière, des modèles de communication peuvent être associés à différentes étapes du processus afin de faciliter les échanges tout au long du recrutement.

Et automatiser une communication ne signifie pas nécessairement la rendre impersonnelle. Le nom du candidat, le poste concerné, les prochaines étapes ou encore les délais indicatifs peuvent être intégrés afin de conserver un message clair, personnalisé et cohérent avec l’expérience que l’organisation souhaite proposer.

L’automatisation doit avant tout permettre de garantir que chaque candidat reçoit la bonne information au bon moment, sans obliger le recruteur à réaliser manuellement chaque envoi.

Elle automatise la tâche, pas la relation.

Un processus de recrutement ne se résume pas à faire passer un candidat d’une colonne à une autre. À chaque étape peuvent correspondre plusieurs actions : envoyer un email, demander l’avis d’un manager, programmer une relance, créer une tâche ou encore transmettre une information à un autre membre de l’équipe.

Lorsque toutes ces actions sont gérées indépendamment les unes des autres, une partie du travail du recruteur consiste simplement à se souvenir de ce qu’il doit faire ensuite. Et lorsque plusieurs recrutements sont menés simultanément, les petites tâches à ne pas oublier peuvent rapidement s’accumuler.

Les workflows permettent de structurer cette organisation en associant certaines actions à des étapes précises du processus. Lorsqu’un candidat évolue dans son parcours, une communication peut par exemple être déclenchée, une tâche créée ou un collaborateur sollicité selon les règles définies en amont.

L’intérêt est double : les équipes gagnent du temps sur les actions répétitives et les processus deviennent également plus homogènes d’un recrutement à l’autre.

L’automatisation ne décide évidemment pas si un candidat doit poursuivre le processus. Cette décision reste entre les mains du recruteur et des équipes concernées.

Elle permet simplement de fluidifier tout ce qui doit se passer une fois cette décision prise.

Le recrutement est rarement l’affaire d’une seule personne. Selon les organisations, recruteurs, équipes RH, managers, responsables de service ou membres d’un jury peuvent intervenir à différents moments pour consulter une candidature, réaliser un entretien ou participer à la décision.

Cette dimension collaborative est indispensable, mais elle peut aussi générer de nombreux échanges : envoyer des CV, demander un avis, relancer pour obtenir une évaluation, vérifier qu’une décision a bien été prise puis transmettre l’information aux autres personnes concernées.

Lorsque ces échanges sont dispersés entre les emails, les outils de messagerie instantanée, les fichiers partagés et les conversations informelles, le recruteur peut rapidement devenir le point de passage obligé de chaque information.

Centraliser les candidatures et structurer les étapes de validation permet de simplifier cette collaboration. Les managers peuvent accéder aux profils qui les concernent, transmettre leurs évaluations et être sollicités lorsqu’une action est attendue de leur part, tandis que l’équipe RH conserve une vision globale de l’avancement.

L’objectif n’est pas d’écarter le recruteur des échanges, mais au contraire de lui éviter d’avoir à coordonner manuellement chaque interaction.

Parce que collaborer davantage ne devrait pas signifier relancer davantage.

Lorsqu’un recruteur gère plusieurs postes et plusieurs dizaines de candidats simultanément, une grande partie de son organisation repose sur une multitude de petites échéances : rappeler un candidat dans quelques jours, relancer un manager, vérifier qu’un document a été transmis ou encore reprendre contact avec un profil à une date précise.

Aucune de ces actions n’est particulièrement complexe. La difficulté consiste surtout à ne rien oublier.

Les rappels dans l’agenda, listes de tâches et notes personnelles peuvent évidemment fonctionner, mais ils deviennent rapidement difficiles à maintenir lorsque le volume de recrutements augmente.

Programmer certaines tâches ou relances directement dans son processus de recrutement permet de mieux structurer ce suivi. Une action peut être planifiée à une date donnée, une notification peut rappeler qu’une intervention est attendue ou une relance peut être déclenchée selon une règle définie à l’avance.

Le recruteur reste évidemment maître de ses actions, mais il n’a plus besoin de conserver mentalement la liste de tout ce qu’il devra penser à faire dans trois jours, une semaine ou un mois.

Une automatisation particulièrement discrète, mais qui peut faire une vraie différence dans le quotidien.

Pour suivre les postes ouverts, les candidatures reçues et l’avancement des processus, de nombreuses équipes s’appuient encore sur des tableaux Excel ou des fichiers partagés.

Ces outils peuvent parfaitement répondre à certains besoins. Le problème apparaît surtout lorsque les mêmes informations doivent être mises à jour manuellement dans plusieurs endroits : un statut change dans l’outil de recrutement, puis doit être reporté dans un tableau de suivi avant d’être à nouveau repris dans un support destiné à une réunion.

Au-delà du temps consacré à ces ressaisies, cette organisation augmente le risque de disposer de plusieurs versions d’une même information et de ne plus savoir laquelle est réellement à jour.

Lorsque le suivi est directement intégré à l’outil de recrutement, les informations évoluent au même rythme que les candidatures. Les équipes peuvent visualiser les postes en cours, identifier rapidement l’étape à laquelle se trouve chaque candidat et repérer les recrutements qui nécessitent une attention particulière.

Le suivi devient alors une conséquence naturelle de l’activité plutôt qu’une tâche supplémentaire à réaliser.

Et lorsqu’un manager demande où en est un recrutement, la réponse ne devrait idéalement pas nécessiter d’ouvrir trois fichiers différents pour la retrouver.

Combien de candidatures avons-nous reçues ce mois-ci ? Quels canaux génèrent les profils les plus pertinents ? Combien de temps faut-il en moyenne pour finaliser un recrutement ? Certaines étapes ralentissent-elles particulièrement nos processus ?

Ces questions sont essentielles pour piloter efficacement une activité de recrutement. Pourtant, lorsqu’il faut récupérer les données depuis plusieurs sources, les exporter, les nettoyer puis reconstruire les mêmes tableaux chaque mois, produire un reporting peut rapidement devenir une tâche particulièrement chronophage.

Centraliser les données de recrutement permet d’automatiser une grande partie de cette production. Les indicateurs et tableaux de bord peuvent évoluer directement avec l’activité et offrir aux équipes une vision plus facilement actualisée de leurs recrutements.

Mais le principal intérêt n’est peut-être pas simplement de produire un graphique plus rapidement.

Il est surtout de pouvoir consacrer davantage de temps à comprendre ce qu’il signifie.

Pourquoi certains recrutements prennent-ils plus de temps que d’autres ? Pourquoi un canal génère-t-il beaucoup de candidatures mais peu de profils pertinents ? À quelle étape du processus certains candidats abandonnent-ils ?

La collecte et la mise en forme de la donnée peuvent être automatisées.

Son interprétation, elle, reste essentielle.

L’automatisation du recrutement n’a pas vocation à mettre les recrutements en pilote automatique. Bien utilisée, elle permet surtout de réduire toutes ces tâches répétitives qui s’accumulent au fil des journées et finissent par détourner les équipes de missions à plus forte valeur ajoutée.

Moins de ressaisies, moins de copier-coller, moins de tableaux à mettre à jour et moins de relances à effectuer manuellement signifient aussi davantage de temps pour rencontrer les candidats, accompagner les managers, travailler son sourcing, analyser ses résultats et améliorer l’expérience proposée tout au long du recrutement.

C’est notamment le rôle que peut jouer un logiciel ATS : centraliser les informations, structurer les processus et automatiser certaines actions pour faciliter le quotidien des équipes, sans jamais chercher à se substituer à l’expertise des recruteurs.

Chez Eqwa, nous sommes convaincus que la technologie doit avant tout rester à sa juste place : celle d’un facilitateur.

Et si, en lisant cet article, vous avez reconnu quelques tâches qui occupent encore un peu trop vos journées, c’est peut-être le bon moment pour regarder comment vous pourriez les simplifier.

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