Pourquoi vos candidats ne répondent plus ? 7 erreurs de communication à éviter

Un candidat qui ne répond plus à vos emails, qui ne décroche plus son téléphone ou qui ne se présente finalement pas à son entretien : le ghosting candidat est devenu une situation bien connue des recruteurs.

Mais avant de mettre toute la responsabilité sur les candidats, une question mérite d’être posée : et si votre processus de recrutement avait lui aussi une part de responsabilité ?

Un délai de réponse trop long, plusieurs semaines sans nouvelles, un email impersonnel ou encore un manque de visibilité sur la suite du recrutement peuvent progressivement faire décrocher un candidat, même lorsqu’il était initialement intéressé par le poste.

La communication candidat joue donc un rôle essentiel dans l’expérience de recrutement. Voici 7 erreurs fréquentes qui peuvent expliquer pourquoi vos candidats ne répondent plus, et surtout comment les éviter.

Le candidat vient de prendre le temps de consulter votre offre, d’adapter éventuellement son CV, de remplir votre formulaire et de vous transmettre sa candidature.

Et ensuite… plus rien.

Lorsqu’une candidature reste plusieurs jours, voire plusieurs semaines, sans aucune réponse, le candidat peut rapidement avoir l’impression qu’elle n’a tout simplement pas été prise en compte.

Cela ne signifie évidemment pas qu'un recruteur doit analyser chaque candidature dans les heures qui suivent. En revanche, le candidat doit savoir que sa candidature a bien été reçue et connaître, dans la mesure du possible, la suite du processus.

Un simple email de confirmation peut déjà faire la différence :

• confirmer la bonne réception de la candidature ;
• remercier le candidat pour son intérêt ;
• préciser les prochaines étapes ;
• donner une indication sur le délai de réponse.

L'automatisation permet justement de déclencher ce type de message dès la réception d'une candidature, sans ajouter une nouvelle tâche à la journée du recruteur.

« Bonjour, nous avons bien reçu votre candidature. Nous reviendrons vers vous prochainement. »

Le message fait le travail. Mais difficile de créer une relation candidat avec ce type de communication.

Automatiser certains échanges est particulièrement utile lorsque les volumes de candidatures augmentent. Pour autant, automatisation ne doit pas rimer avec communication robotisée.

Nom du candidat, intitulé du poste, étape du recrutement, nom du recruteur ou encore informations concernant la suite du processus : quelques éléments de personnalisation suffisent souvent à rendre un message beaucoup plus humain.

L'objectif n'est donc pas de choisir entre automatisation et personnalisation, mais de combiner les deux.

Un ATS peut notamment permettre de créer des modèles d'emails adaptés aux différentes étapes du recrutement tout en intégrant automatiquement les informations propres à chaque candidat.

Le recruteur gagne du temps sans donner au candidat l'impression de recevoir le même message que 200 autres personnes.

L'email reste évidemment incontournable dans un processus de recrutement. Mais ce n'est pas nécessairement le canal le plus efficace dans toutes les situations.

Confirmation d'un rendez-vous, changement d'horaire, rappel avant un entretien ou information nécessitant une réponse rapide : dans certains cas, un SMS peut être beaucoup plus adapté.

L'objectif n'est pas de remplacer l'email, mais d'utiliser le bon canal au bon moment.

Par exemple :

Email : confirmation de candidature, présentation des prochaines étapes, convocation détaillée, refus ou transmission de documents.

SMS : rappel d'un entretien, modification de dernière minute ou message nécessitant une réaction rapide.

Multiplier intelligemment les points de contact permet également de limiter le risque qu'un message important reste perdu dans une boîte mail.

« Ma candidature a-t-elle été étudiée ? »

« Est-ce que je suis toujours dans le processus ? »

« Quand vais-je avoir une réponse ? »

Un manque de visibilité génère rapidement de l'incertitude côté candidat.

Et plus cette incertitude dure, plus le risque de désengagement augmente.

Un candidat peut parfaitement comprendre qu'un recrutement prenne du temps. Ce qui est beaucoup plus difficile à accepter, c'est de ne pas savoir ce qu'il se passe.

La transparence sur les différentes étapes du processus devient alors un véritable levier d'expérience candidat.

Lorsque cela est possible, informez le candidat sur :

• l'état d'avancement de sa candidature ;
• les prochaines étapes du recrutement ;
• le nombre d'entretiens prévus ;
• les éventuels délais de décision ;
• la personne qu'il peut contacter en cas de question.

Un espace candidat peut également lui permettre de retrouver ses candidatures et de suivre plus facilement leur évolution sans avoir à solliciter systématiquement le recruteur.

Vous avez réalisé un premier entretien qui s'est très bien passé.

Le candidat est intéressé.

Vous aussi.

Puis une semaine passe. Puis deux.

Entre-temps, le candidat continue naturellement ses recherches et avance peut-être dans plusieurs autres processus de recrutement.

La rapidité du processus peut donc avoir un impact direct sur votre capacité à conserver l'intérêt d'un candidat.

Évidemment, certaines décisions nécessitent du temps : validation d'un manager, organisation d'un second entretien, constitution d'un jury, arbitrage entre plusieurs profils…

Mais ne pas avoir encore pris de décision ne signifie pas qu'il faut arrêter de communiquer.

Un message simple peut suffire :

« Nous sommes toujours en train d'étudier les candidatures et reviendrons vers vous d'ici la fin de la semaine. »

Quelques secondes pour le recruteur, mais une différence importante dans la perception du candidat.

Et lorsque plusieurs personnes interviennent dans le recrutement, centraliser les informations et les échanges permet également d'éviter que certaines candidatures restent involontairement sans réponse.

« Nous reviendrons vers vous prochainement. »

Mais prochainement, c'est quand ?

Dans trois jours ? Deux semaines ? Un mois ?

Les formulations trop vagues entretiennent l'incertitude et peuvent donner au candidat l'impression que son recrutement n'est pas réellement suivi.

À chaque étape, essayez donc de répondre à quelques questions simples :

Que va-t-il se passer ensuite ? Quand ? Avec qui ? Le candidat doit-il faire quelque chose ?

Après un premier entretien, par exemple, vous pouvez préciser qu'une réponse sera donnée avant vendredi et qu'un second échange avec le manager sera organisé pour les candidats retenus.

Avant un entretien, indiquez clairement le format, la durée approximative, les interlocuteurs présents et les éventuels éléments à préparer.

Cette transparence permet au candidat de mieux se projeter et contribue à installer une relation de confiance dès les premiers échanges.

C'est probablement l'une des erreurs les plus frustrantes côté candidat.

Une personne prend le temps de postuler, passe parfois un ou plusieurs entretiens… puis ne reçoit plus aucune nouvelle parce qu'elle n'a finalement pas été retenue.

Même lorsqu'elle est négative, une réponse reste préférable au silence.

Et cela vaut également pour les candidatures reçues en volume.

L'utilisation de modèles d'emails et d'automatisations permet aujourd'hui de répondre plus facilement aux candidats non retenus sans demander au recruteur d'envoyer manuellement des dizaines de messages.

Pour les candidats ayant atteint une étape avancée du processus, une réponse davantage personnalisée reste évidemment préférable.

Un refus bien communiqué peut d'ailleurs laisser une bonne impression et préserver la relation avec un profil qui pourrait correspondre à une autre opportunité quelques mois plus tard.

L'expérience candidat ne s'arrête donc pas au moment où vous décidez de ne pas recruter une personne.

À première vue, automatiser davantage de communications pourrait sembler contradictoire avec l'idée de rendre le recrutement plus humain.

En réalité, tout dépend de ce que l'on automatise et de la manière dont on le fait.

L'intérêt de l'automatisation est surtout d'éviter les silences involontaires et les tâches répétitives : confirmation de candidature, information sur un changement de statut, rappel d'entretien, email de refus…

Le temps ainsi gagné peut ensuite être consacré aux échanges qui nécessitent réellement l'intervention du recruteur : entretiens, feedbacks personnalisés, accompagnement ou échanges avec les managers.

Avec un logiciel de recrutement comme Eqwa, les recruteurs peuvent notamment centraliser les candidatures et les échanges, automatiser certains emails, utiliser des modèles personnalisables ou encore communiquer par SMS avec leurs candidats.

La technologie ne remplace alors pas la relation candidat : elle permet au contraire de maintenir le lien tout au long du processus.

Lorsqu'un candidat disparaît en cours de processus, il est tentant de conclure à un manque de sérieux ou de motivation.

Parfois, c'est effectivement le cas.

Mais parfois, le candidat s'est simplement engagé ailleurs parce qu'il a obtenu une réponse plus rapidement, parce qu'il savait précisément où il en était ou parce qu'une autre entreprise a réussi à maintenir davantage le contact.

Améliorer sa communication candidat ne signifie donc pas multiplier les messages. Il s'agit surtout de communiquer au bon moment, avec la bonne information et via le canal le plus adapté.

Car derrière chaque candidature se trouve une personne qui attend, elle aussi, une réponse.

Et parfois, quelques messages bien pensés suffisent à éviter qu'elle disparaisse du processus.

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